Wydział Organizacyjny (Or)

Stanowiska

Sekretarz Gminy, Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, Naczelnik Wydziału Organizacyjnego

Zastępca Naczelnika Wydziału Organizacyjnego

Sekretariat

Punkt Obsługi Klienta

Ds. kancelaryjno-technicznych

Ds. działalności gospodarczej, Ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

Ds. obsługi Rady Miejskiej w Węgorzewie

Ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi

Ds. informatyki, Administrator bezpieczeństwa informacji

Ds. informatyki

Zadania wydziału

1. W zakresie spraw organizacyjnych:
1) zapewnienie sprawnej organizacji pracy i prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
2) zapewnienie dyscypliny pracy w Urzędzie,
3) nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej i przestrzegania K.p.a.,
4) koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz przekazywanie ich do załatwienia według właściwości,
5) wydawanie zaświadczeń w przypadku, gdy obowiązek ten wynika z aktów normatywnych a zaświadczenie zawiera elementy nie wchodzące wyraźnie w zakres działania innych komórek organizacyjnych,
6) prowadzenie spraw kadrowych w Urzędzie,
7) prowadzenie ewidencji zarządzeń Burmistrza oraz upoważnień Burmistrza do załatwienia spraw w jego imieniu przez pracowników Urzędu,
8) obsługa narad pracowniczych,
9) prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych:
a) wdrażanie informatyki do pracy Urzędu,
b) sprawy pieczęci i tablic urzędowych,
c) sprawy telefonów,
d) zakup inwentarza ruchomego, wyposażenie w sprzęt biurowy,
e) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczaniem mienia,
10) prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu,
11) zabezpieczenie mienia Urzędu,
12) koordynacja szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
13) opracowywanie projektów zmian w strukturze organizacyjnej i regulaminie Urzędu,
14) przyjmowanie zawiadomień o imprezach publicznych, artystycznych, rozrywkowych oraz o obozach na terenie gminy,
15) opracowanie i wdrażanie systemu ochrony danych,
16) prowadzenie postępowania w sprawach dotyczących zgromadzeń,
17) wykonywanie wszelkich niezbędnych czynności, których celem jest zapewnienie optymalnych warunków merytoryczno-organizacyjnych i technicznych dla sprawnego wykonywania przez Radę jej zadań,
18) zapewnienie warunków i obsługi organizacyjno-technicznych sesji i posiedzeń komisji Rady poprzez:
a) wysyłanie zawiadomień o zwołaniu sesji i posiedzeń komisji,
b) zabezpieczenie informacji, materiałów i projektów uchwał,
c) streszczenia z przebiegu obrad, przemówień i dyskusji, tekstów zgłoszonych oraz przyjętych wniosków,
d) prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz przekazywanie ich właściwym komórkom do realizacji,
e) opracowywanie sprawozdań i informacji dla potrzeb własnych i innych organów,
19) prowadzenie ewidencji korespondencji i podejmowanie niezbędnych czynności związanych z terminowym jej załatwieniem,
20) wykonywanie w oparciu o upoważnienia przewodniczących komisji Rady Miejskiej niezbędnych czynności związanych z przygotowaniem posiedzeń komisji,
21) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji,
22) podejmowanie czynności zabezpieczających realizację wniosków komisji,
23) wykonywanie zadań związanych z organizowaniem łączności radnych z mieszkańcami,
24) zapewnienie radnym materiałów umożliwiających aktywne uczestnictwo w pracach Rady i jej organów,
25) prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych,
26) koordynacja działalności organów samorządu mieszkańców (jednostki pomocnicze),
27) wykonywanie w zleconym zakresie prac związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu, rady gminy, organów samorządu mieszkańców, sołtysów, referendum i ławników sądów,
28) współdziałanie z Węgorzewskim Centrum Kultury oraz Miejsko-Gminną Biblioteką Publiczną w zakresie organizacji imprez na terenie gminy,
29) udział w opracowywaniu statutów gminnych jednostek organizacyjnych i komunalnych osób prawnych,
30) prowadzenie spraw związanych z BHP i ochroną p. poż. w Urzędzie,
31) zaopatrzenie w sprzęt gaśniczy oraz dopilnowanie przeprowadzenia legalizacji gaśnic,
32) prowadzenie rejestru wypadków.

2. W zakresie spraw kancelaryjno-technicznych:
1) prowadzenie sekretariatu Burmistrza,
2) organizacja przyjmowania i załatwiania interesantów zgłaszających się do Burmistrza,
3) prowadzenie archiwum Urzędu,
4) prowadzenie kancelarii ogólnej oraz obsługi centrali telefonicznej,
5) gospodarka przedmiotami nietrwałymi i drukami,
6) prowadzenie księgi materiałowej,
7) zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe oraz środki czystości,
8) kompletowanie zbiorów aktów prawnych,
9) realizacja zadań z zakresu zakładowej działalności socjalnej.

3. W zakresie działalności gospodarczej i przeciwdziałania uzależnieniom:
1) przyjmowanie, weryfikacja i przesyłanie wniosków do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
2) współdziałanie z Urzędem Skarbowym, Wojewódzkim Urzędem Statystycznym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w sprawach związanych z ewidencją działalności gospodarczej,
3) współuczestniczenie w działaniach na rzecz poprawy jakości wyrobów i usług,
4) współdziałanie z organami kontroli w sprawach związanych z funkcjonowaniem handlu wewnętrznego, a dotyczących ewidencji działalności gospodarczej,
5) wydawanie, wygaszanie oraz cofanie zezwoleń na sprzedaż oraz sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
6) przeprowadzanie kontroli przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
7) egzekwowanie od przedsiębiorców należnych gminie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
8) prowadzenie ewidencji pól biwakowych oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie,
9) wydawanie, wygaszanie oraz cofanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką na obszarze gminy,
10) wydawanie, wygaszanie oraz cofanie licencji na wykonywanie przewozów regularnych oraz przewozów regularnych specjalnych na obszarze gminy,
11) przygotowanie opinii Burmistrza w sprawie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie Gminy, określanego w drodze uchwały przez radę powiatu,
12) wydawanie oraz cofanie decyzji na organizację imprez masowych.

4. W zakresie informatyki i obsługi komputerów:
1) ustalenie dla poszczególnych stanowisk warunków, jakie musi spełniać program komputerowy, by usprawnił pracę tego stanowiska i ułatwił niezbędny obieg informacji między wydziałami,
2) wybieranie programów spełniających ustalone warunki na podstawie informacji uzyskanych w firmach informatycznych i sprawdzenia funkcjonowania tych programów w praktyce,
3) ustalanie konfiguracji sprzętu do wybranych programów,
4) nadzór nad instalacją sprzętu i programów w komputerach,
5) szkolenie pracowników rozpoczynających pracę z komputerem lub nowym programem,
6) przekształcanie wydruków do postaci przyjętej w Urzędzie, przygotowywanie nowych wzorów,
7) ustalanie sposobów zabezpieczania danych, kodowania informacji bazy danych, listy i wartości parametrów niezbędnych do uruchomienia i obsługi stanowisk, sposobu i częstości archiwizacji i rekonstrukcji danych,
8) uzupełnianie instrukcji obsługi i dokumentacji stanowiska,
9) wprowadzanie zmian (nie naruszających praw autorskich) w programach i wydrukach na podstawie uwag użytkowników programów,
10) potwierdzanie konieczności wprowadzenia istotnych zmian w programach,
11) testowanie i instalowanie nowych wersji programów oraz szkolenie pracowników w obsłudze programów po zmianie,
12) pomoc przy wydrukach decyzji, nakazów, upomnień,
13) sporządzanie dokumentacji bazy danych na papierze zgodnie z normami przyjętymi w Urzędzie,
14) okresowe przeglądy sprzętu, nośników pamięci oraz warunków pracy na stanowiskach komputerowych,
15) konserwacja sprzętu i usuwanie usterek, zgłaszanie awarii sprzętu i programów firmom zobowiązanym do dokonywania napraw w ramach umów,
16) pomoc przy wprowadzaniu danych do nowo tworzonych baz danych,
17) projekty urządzania dalszych stanowisk w ramach ogólnego programu komputeryzacji gminy,
18) wybór, testowanie i instalacja programów oraz urządzeń wspomagających pracę użytkowników,
19) komputeryzacja obiegu informacji,
20) opracowywanie i sporządzanie wzorów pism, druków, zestawień, ogłoszeń, plakatów, informacji,
21) konsultacje i wymiana informacji o programach wykorzystywanych w innych urzędach, propozycje usprawnienia wymiany tych informacji poprzez Sejmik Samorządowy lub związki gmin,
22) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.

5. W zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi, współpracy międzygminnej, kultury i zdrowia:
1) współdziałanie z organizacjami pozarządowymi i przygotowanie konkursów ofert,
2) obsługa organizacyjna Zespołu Opiniującego,
3) współdziałanie z organizacjami działającymi na rzecz rozwoju kultury i zdrowia,
4) podejmowanie wszelkich działań zmierzających do rozwoju ochrony zdrowia,
5) opracowywanie planów ochrony zdrowia i nadzór nad ich realizacją,
6) koordynacja spraw związanych z przynależnością Gminy do związków, fundacji i stowarzyszeń.

Dokumenty

Profilaktyka i rozwiązywanie problemów alkoholowych

Organizacje pozarządowe

Organizacje pozarządowe

Organizacje pozarządowe

Nabór do pracy

Nabór do pracy

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 02 września 2016 11:01
Dokument wprowadzony do BIP przez: Bartosz Romatowski
Ilość wyświetleń: 1636
06 października 2016 11:18 Barbara Wus - Aktualizacja danych jednostki.
06 października 2016 11:14 Barbara Wus - Aktualizacja danych jednostki.
07 września 2016 15:37 Barbara Wus - Aktualizacja danych jednostki.